معرفی انواع دستگاه حضور و غیاب

مقدمه:

سیستم های حضور و غیاب یکی از نیازهای ضروری کسب و کارها جهت ثبت تردد و محاسبه ساعت کارکرد کارمندان هستند. اطلاعات جمع‌آوری ‌شده از طریق حضور و غیاب نقش مهمی در بخش‌ های مختلف سازمان ایفا می ‌کند. به‌ ویژه در حوزه منابع انسانی، این داده‌ ها نشان می ‌دهند چه کسی در حال کار است، چه کسی در حال استراحت است و وضعیت حضور مفید کارکنان در چه مرحله ‌ای قرار دارد. از آنجا که واحد منابع انسانی مسئول نظارت بر سلامت و رفاه کارکنان است، آگاهی از الگوی استفاده از زمان استراحت اهمیت زیادی دارد. آن ها باید بدانند که کارمندان به وقت آزاد خود احترام می گذارند و خود را خسته نمی کنند. این سیستم کمکشان می‌کند تا از فشار بیش از حد کاری جلوگیری کنند. با کمک این دستگاه ها، شناسایی کارمندانی که تمایل به کار بیش از حد دارند بسیار ساده ‌تر خواهد بود و امکان مداخله به‌ موقع برای حفظ تعادل بین کار و استراحت نیز فراهم می ‌شود.

پس از اختراع دستگاه ساعت زنی کارتی پانچ به جای ثبت دستی تردد و با پیشرفت تکنولوژی و ظهور کامپیوترها دستگاه های حضور و غیاب متعددی ساخته شدند.

سیستم‌ های حضور و غیاب از قدرت فناوری برای ساده‌ سازی فرآیندها، افزایش امنیت و افزایش کارایی کلی بهره می ‌برند. اساس عمکلرد دستگاه های حضور و غیاب امروزی یکسان است و با تشخیص هویت شخص، تردد وی را در حافظه خود ثبت کرده سپس اطلاعات ذخیره شده را جهت انجام محاسبات حقوق و دستمزد، بیمه، مالیات، مرخصی، ماموریت و ... به نرم افزار حضور و غیاب مخصوص به خود که برروی کامپیوتر نصب می شود انتقال می دهد. این سیستم‌ ها از فناوری‌ های مختلفی مانند RFID، بیومتریک، اپلیکیشن و سیستم موقعیت یابی GPS برای کسب داده ‌ها استفاده می کنند.

در این مقاله، به بررسی دنیای متنوع دستگاه های حضور و غیاب می پردازیم و انواع مختلف، عملکرد و مزایا و معایب آن ها را بررسی می کنیم.

 

 

چند مدل دستگاه حضور و غیاب داریم؟

دستگاه های حضور و غیاب بر حسب نوع شناسایی هویت طبق جدول زیر تقسیم بندی می شوند:

 

سیستم های حضور و غیاب دستی:

سیستم های حضور و غیاب دستی که به روش های سنتی حضور و غیاب نیز معروف هستند، سال ها پایه و اساس ثبت حضور و غیاب بوده اند. این سیستم‌ ها به صورت سخت افزاری کارت‌ های پرسنلی را پانچ کرده و ساعت تردد را برروی آن حک می کردند.

دستگاه های پانچ معایبی مانند زمان بر بودن ثبت تردد، محاسبات ساعت کارکرد به صورت دستی، خطای انسانی، امکان تقلب و دستکاری داشتند و با افزایش الزامات و پیچیدگی شیفت های کاری، استفاده از آن ها امکان پذیر نبود و کم کم منسوخ شدند.

 

دستگاه های حضور و غیاب کارتی:

دستگاه های حضور و غیاب کارتی اولین دستگاه های ساعت زنی اتوماتیک هستند که راه حل کارآمدی به جای صرف ساعت ها جمع آوری کارت های پانچی بودند و خیلی سریع در همه جا فراگیر شدند. دستگاه های حضور و غیاب کارتی در دو مدل مختلف ساخته شده اند که با کارت های تماسی یا غیر تماسی کار می کنند.

روش کار دستگاه های حضور و غیاب با کارت تماسی به این صورت است که با کشیدن کارت مغناطیسی داخل اسلات دستگاه شماره آن کارت توسط مگنت ریدر خوانده و ثبت می شود. کارت های تماسی قابل خواندن و نوشتن هستند و هم اکنون در بسیاری از کاربردها مانند گواهینامه، کارت های بانکی، ذخیره سازی داده های پزشکی اورژانس و ... مورد استفاده قرار می گیرند.

اما بدلیل برخی نواقص مانند ضعیف شدن قسمت مگنت کارت و کارت ریدر، سایش، گران بودن و ... استفاده از کارت های مغناطیسی در سیستم حضور و غیاب کنار گذاشته شد و کارت های پسیو بدون تماسی با تکنولوژی RFID جایگزین آن ها شدند.

 

هر کارت RFID دارای یک میکرو و سیم پیچ است که با قرار گرفتن داخل میدان مغناطیسی ایجاد شده توسط مدار RFID دستگاه حضور و غیاب، میکروی داخل کارت فعال می شود و شماره سریال کارت را از طریق امواج رادیویی ارسال می کند. رایج ترین کارت های RFID مدل EM با فرکانس 125KHZ و مدل Mifare با فرکانس 13.56MHz هستند.

فرآیند حضور و غیاب با سیستم RFID ساده، ارزان و کاربرپسند است. به هر یک از پرسنل یک کارت یا تگ RFID اختصاصی داده می ‌شود تا هنگام ورود و خروج کارت مخصوص خود را یک لحظه مقابل بخش کارت‌ خوان دستگاه قرار دهند و این‌ گونه ساعت ورود به محل کار یا خروج خود را در سامانه ثبت نمایند. دستگاه با دریافت شماره کارت ساعت تردد شخص را ثبت و نگهداری می کند و از طریق پورت RS232 یا کابل شبکه و یا فلش، گزارش ترددها را به کامپیوتر ارسال می کند. این داده ها شامل ساعت، تاریخ و محل ثبت تردد می باشد که سوابق زمان واقعی حضور را برای هر فرد ایجاد می کند. در پایان ماه نیز مسئول مربوطه تمامی این اطلاعات را به سیستم حسابداری می ‌دهد و رقم دقیق حقوق، اضافه‌کاری و مزایای هر کدام از کارکنان محاسبه می‌شود.

سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر کارت جهت حضور و غیاب دانش آموزان در مدارس و دانشجویان در دانشگاه نیز قابل استفاده هستند. دانش ‌آموزان می‌ توانند به سادگی کارت ‌های RFID خود را مقابل دستگاه بگیرند و حضور خود را ثبت کنند همچنین در زمان صرفه ‌جویی کنند و صف‌ های ورود به کلاس را کاهش دهند. علاوه براین ثبت ساعت دقیق تردد نشان می دهد که دانش آموز زود به کلاس رفته یا دیر سر کلاس حاضر شده است.

استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی در پارکینگ های عمومی و مجتمع های تجاری جهت ثبت ساعت ورود و خروج ماشین ها و پرداخت عوارض پارکینگ با اسکن کارت RFID امکان پذیر بوده و روشی مقرون به صرفه با کاربری آسان است.

 

مزایای دستگاه های حضور و غیاب مبتنی بر RFID:

1. ثبت تردد کارآمد و سریع: سیستم های RFID ثبت تردد سریع و بدون خطا را ارائه می دهند.
2. پیگیری لحظه ای تردد: سیستم‌ های RFID داده‌ های حضور و غیاب را همان لحظه ثبت می‌ کنند و سرپرستان و مدیران را قادر می ‌سازند تا به سوابق حضور و غیاب به‌ روز دسترسی داشته باشند و بر اساس داده‌ های دقیق به موقع تصمیم‌ گیری کنند.
3. بدون تماس و بهداشتی: سیستم‌ های حضور و غیاب RFID امکان تأیید بدون تماس را فراهم می‌ کنند و خطر انتشار میکروب ‌ها یا عفونت ‌ها را کاهش می‌ دهند، که به ویژه در مناطق پرتردد مهم است.
4. کارت شناسایی: استفاده دو منظوره از کارت RFID به عنوان کارت شناسایی و کارت ثبت تردد. کارت ‌های شناسایی نشان دهنده اطلاعات اولیه در مورد شخص هستند که معمولا در ادارات یا موسسات آموزشی استفاده می شوند. با چاپ این اطلاعات برروی کارت هایی با تکنولوژی RFID و تعریف آن ها به دستگاه حضور و غیاب هم برای شناسایی هم برای ثبت تردد قابل استفاده هستند.
5. مقرون به صرفه: دستگاه های حضور و غیاب کارتی معمولاً با قیمت پایین تری نسبت به مدل های دیگر در بازار موجود هستند.

 

معایب دستگاه های حضور و غیاب مبتنی بر RFID:

1. مستعد تقلب بودن: نقطه ضعف دستگاه کارتی این است که اگر کارت تردد فردی در اختیار فرد دیگری مانند همکارش قرار بگیرد، امکان تقلب در ثبت ساعت ورود و خروج توسط پرسنل دیگر میسر می ‌شود. به همین دلیل، این دستگاه‌ در مقایسه با سیستم‌ های بیومتریک، گزینه ‌ای کم ‌هزینه و اقتصادی محسوب می ‌شود، اما امنیت کمتری دارد.
2. آسیب پذیر: کارت ممکن است به راحتی از یک خراش کوچک یا حتی در اثر قرار گرفتن در معرض نیروی مغناطیسی آسیب ببیند.
3. گم شدن کارت: کارمندان یا دانش آموزان ممکن است کارت شناسایی خود را فراموش یا گم کنند. این حالت منجر به بروز مشکل در ثبت تردد می شود تا زمانی که کارت بازیابی یا جایگزین شود.

با توجه به مزایا و معایب ذکر شده دستگاه های حضور و غیاب کارتی برای کارگاه های کوچک، دفاتر، مجتمع های مسکونی، باشگاه های ورزشی، مدارس و ... مناسب هستند و معمولا به دلیل داشتن حافظه بالا در اماکن پردد نیز قابل استفاده اند.

 

دستگاه های حضور و غیاب با کارت و رمز:

در این مدل دستگاه حضور و غیاب، احراز هویت پرسنل می‌ تواند از طریق کارت، رمز عبور یا ترکیب هر دو انجام شود. برای ثبت تردد با رمز، هر کارمند یک شماره کاربری و رمز اختصاصی دریافت می ‌کند و هنگام ورود یا خروج، باید رمز خود را از طریق صفحه کلید دستگاه وارد کند. برای ثبت تردد بدون تماس نیز هر فرد یک کارت یا تگ اختصاصی دارد که با قرار دادن آن مقابل مدار RFID، تردد به‌ طور خودکار ثبت می ‌شود. حالت ترکیبی کارت و رمز نیز برای افزایش دقت و امنیت استفاده می ‌شود؛ در این حالت، کاربر باید هم کارت و هم رمز عبور شخصی خود را داشته باشد تا ورود یا خروجش ثبت شود.

این نوع سیستم حضور و غیاب از لحاظ قیمت جز محصولات ارزان به حساب می ‌آید و از ویژگی های یک دستگاه اکسس کنترل نیز برخوردار است. نحوه کلی کارکرد، مزایا و معایب این دستگاه‌ ها مشابه سیستم ‌های کارتی است و از ضعف های غیر قابل چشم پوشی ای مانند: فراموشی رمز یا مفقود شدن کارت، امکان انتقال رمز از فردی به فرد دیگر، امکان ثبت تردد پرسنلی که در محل کار خود حضور ندارند به وسیله سایر همکاران، سطح ایمنی پایین و امکان کپی کردن کارت ها، بری نمی باشند.

 

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک:

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک سیستم های پیشرفته و جذاب تری از نظر احراز هویت نسبت به دستگاه های کارتی و رمزی است که برای شناسایی و تأیید کاربران با اندازه گیرى و تحلیل خصوصیات انسانى مانند ویژگی های فیزیولوژیکی یا رفتاری منحصر به فرد، متمایز کننده و ثابت، طراحی شده اند.

فناوری بیومرتیک شامل دو کلاس متمایز است: بیومتریک فیزیولوژیکی و بیومتریک رفتاری.

بیومتریک فیزیولوژیکی شامل دریافت و مقایسه ویژگی هایی مانند اثر انگشت، خطوط کف دست، ویژگی های چهره، الگوهای عنبیه، شکل گوش، سیاهرگ دست، بوی بدن، صدا و ... است. از سوی دیگر، بیومتریک رفتاری شامل رفتارهای منحصر به فرد، مقاوم و قابل سنجشی است که بتواند برای تعیین یا تأیید خودکار هویت افراد بکار رود از جمله تجزیه و تحلیل امضا، شدت ضربه زدن برروی صفحه کلید، نمودار حرارتی چهره و ... .

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک عمدتا با فناوری بیومتریک فیزیولوژکی ساخته می شوند و از سخت افزار، نرم افزار و ابزار اندازه گیری تشکیل می شوند. ابزار اندازه گیری یکی از الگوهای بیومتریک مانند اثر انگشت، خطوط کف دست، چهره، عنبیه و ... را اسکن و در حافظه دستگاه ذخیره می‌ کند. این الگوها به عنوان مبنایی برای تأیید هویت کارمندان بدون نیاز به کارت RFID، رمز عبور یا سایر روش ‌های شناسایی مرسوم عمل می‌ کنند.

استفاده از سیستم حضور و غیاب مبتنی بر بیومتریک به طور فزاینده ای در شرکت ها، ادارات و مشاغل با تعداد کارمند زیاد رایج شده است. حضور و غیاب بیومتریک بسیار محبوب، کاربر پسند و آسان برای استفاده است همچنین سوابق و جزئیات را بسیار دقیق در اختیار کارفرما قرار می دهد.

 

انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک:

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک در بین مدیران، محبوب و پرطرفدار هستند زیرا احتمال خطای آن‌ ها بسیار کم است. این دستگاه ها در چندین مدل مختلف ساخته شده اند تا تمام نیازها و محدودیت های مشاغل را برطرف سازند. معروف ترین و رایج ترین آنان دستگاه‌ های: مبتنی بر اثر انگشت، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه و تشخیص الگوهای کف دست هستند که با مطالعه مقالات:

1. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
2. بررسی دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
3. معرفی دستگاه حضور و غیاب اسکن کف دست
4. دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه چشم

اطلاعات کاملی در مورد هر دستگاه، ویژگی ها، مزایا و معایبش دریافت خواهید کرد.

 

مزایای دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک:

در مقايسه با سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر رمز عبور یا کارت مي توان به مزاياي زیر در مورد دستگاه های بيومتريک اشاره کرد:

سطوح بالایی از امنیت به دلیل تکیه بر ویژگی های فیزیولوژیکی، در دسترس بودن ابزار تشخیص و شناسایی، ردیابی دقیق و لحظه ای ترددها، حذف ثبت توسط همکاران، غیرقابل حدس زدن، غیر قابل سرقت، سرعت و راحتی استفاده، غیر قابل تقلب بودن و تشخیص هویت واقعی افراد. شناسه های بیومتریک قرض داده نمي شوند، گم يا فراموش نمي شوند.

 

معایب دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک:

دستگاه های حضور و غیاب بر اساس نوع احراز هویت هزینه پیاده‌ سازی متفاوتی دارند. درباره نواقص این سیستم ها می توان عنوان کرد که سیستم ‌های بیومتریک دستگاه های گران تری در مقایسه با دستگاه های دیگر هستند بنابراین ممکن است برای افراد و یا سازمان های کوچک استفاده از آن ها به صرفه نباشد. با این حال، تولید انبوه و نسخه ‌های جدیدتر این دستگاه‌ ها، قیمت آن‌ ها را کاهش داده است. همچنین داده ‌های بیومتریک شامل اطلاعات بیومتریک شخصی حساس است که نگرانی ‌های مربوط به حفظ حریم خصوصی را در بین پرسنل ایجاد می ‌کند بنابراین کارفرمایان باید اقدامات لازم برای محافظت از داده ‌ها و رعایت مقررات را انجام دهند.

 

دستگاه حضور و غیاب ترکیبی:

دستگاه‌ های حضور و غیاب ترکیبی، سیستم ‌هایی هستند که چند روش احراز هویت را به صورت همزمان در اختیار کاربران قرار می‌دهند. این روش‌ ها می ‌توانند شامل اثر انگشت، کارت شناسایی، رمز عبور و فناوری‌ های بیومتریک پیشرفته مانند تشخیص چهره یا اثر انگشت باشند. مزیت اصلی این دستگاه‌ ها، انعطاف‌پذیری بالای آن‌ هاست؛ برای مثال، در محیط ‌هایی که برخی کارکنان به دلیل شرایط خاص نمی‌ توانند از اثر انگشت استفاده کنند، می‌ توانند با کارت یا رمز عبور تردد خود را ثبت کنند.

همچنین ترکیب چند روش احراز هویت، سطح امنیت را افزایش می‌ دهد و ریسک تقلب یا ثبت اشتباه تردد را کاهش می‌ دهد. با این حال، این سیستم‌ ها هزینه بالاتری نسبت به دستگاه‌ های تک‌ روش دارند و نگهداری و پشتیبانی آن‌ ها پیچیده ‌تر است، همچنین استفاده ترکیبی از چند روش احراز هویت ممکن است برای کاربران سخت باشد. اما با وجود این محدودیت ‌ها، دستگاه‌ های ترکیبی گزینه ‌ای ایده آل برای سازمان‌ های بزرگ یا محیط‌ های با نیازهای متنوع هستند.

 

سیستم حضور و غیاب مبتنی بر GPS:

سیستم ‌های حضور و غیاب مبتنی بر GPS، راهکاری نوین و هوشمند برای مدیریت نیروی کار سیار محسوب می‌ شوند؛ نیروهایی که در محل ثابتی حضور ندارند و فعالیت ‌هایشان را به ‌صورت میدانی یا در فاصله ‌ای دور از محل اصلی سازمان انجام می ‌دهند.

در دنیای امروز و پس از همه‌گیری، بسیاری از کارمندان به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند، اما همچنان لازم است ساعات کاری آن‌ها به‌دقت ثبت و پیگیری شود. از سوی دیگر، این روزها تقریباً همه چیز بر بستر تلفن همراه انجام می‌شود. به جرأت می‌توان گفت تمام زندگی ما در دست ماست، روی گوشی هوشمندمان. مدیریت حضور و غیاب نیز از این قاعده مستثنی نیست.

 

ثبت آسان حضور از هر مکان با کمک GPS:

با استفاده از فناوری موقعیت یابی تلفن همراه، کارمندان می‌ توانند به راحتی حضور خود را از هر مکانی ثبت کنند؛ چه در حال فعالیت در پروژه ‌های میدانی باشند، چه در حال بازدید از مشتریان یا مستقر در یک دفتر دور از شرکت، کارمندان ساختمانی و ... . مزیت اصلی این روش، ثبت دقیق و لحظه ‌ای حضور و غیاب کارکنان بر اساس موقعیت جغرافیایی تلفن همراه آن‌ ها هنگام ورود و خروج به محل است.

برای مدیران، چنین سیستمی دیدی جامع از جا به‌ جایی ‌های روزانه نیروها فراهم می ‌آورد. با کمک ردیابی بلادرنگ، می ‌توانند محل حضور کارکنان را بررسی کنند و اطمینان یابند که نیروهای اجرایی به موقع در مقصد حاضر شده و خدمات بدون تأخیر به مشتریان ارائه می ‌شود. این سطح از شفافیت، امکان هماهنگی بهتر، تصمیم ‌گیری سریع ‌تر و تخصیص بهینه نیروی کار بر اساس موقعیت مکان و حجم کار را به مدیران می‌ دهد.

 

ترکیب GPS با فناوری ‌های بیومتریک موبایل؛ افزایش دقت ثبت حضور

با ترکیب فناوری GPS و قابلیت های بیومتریک موبایل مانند تشخیص چهره، اثر انگشت و ... دقت ثبت با این روش حضور افزایش میابد. برنامه‌ های موبایلی تشخیص چهره امکان ثبت لحظه ‌ای حضور کارکنان را از هر مکان فراهم می‌ کنند و نیازی به سخت ‌افزار اضافی ندارند. این روش علاوه بر مقرون ‌به ‌صرفه بودن، به صرفه‌ جویی در زمان و هزینه ‌های منابع انسانی کمک می‌کند

.

قابلیت های سیستم حضور و غیاب GPS:

یکی از قابلیت‌ های کلیدی این سیستم،Geofencing (حصار جغرافیایی) است که به سازمان ها اجازه می ‌دهد محدوده ‌های مجازی مشخصی تعریف کنند و هنگام ورود یا خروج کارکنان از این محدوده‌ ها هشدار دریافت نمایند. به این ترتیب، علاوه بر ثبت حضور، امکان نظارت دقیق‌ تر و افزایش کارایی عملیاتی نیز فراهم می ‌شود.

همچنین داده‌ های جمع‌ آوری ‌شده از GPS به شناسایی رفتارهای مشکل ‌ساز مانند دیر رسیدن، ترک محل  کار یا پی بردن به ساعات بیکاری کمک می کند و زمینه را برای اقدامات اصلاحی فراهم می آورد.

سیستم‌ های حضور و غیاب مبتنی بر GPS انعطاف ‌پذیری بالایی دارند و مدیریت کارکنان در چندین محل، نظیر دفاتر متعدد، کارگاه‌ های ساختمانی یا نیروهای دورکار را به سادگی ممکن می ‌سازند.

 

ضعف های سیستم حضور و غیاب مبتنی بر GPS:

با وجود مزایا، استفاده از سیستم ‌های مبتنی بر GPS خالی از چالش نیست. ردیابی با GPS شامل جمع ‌آوری و ذخیره داده ‌های موقعیت مکانی است که نگرانی ‌های مربوط به حفظ حریم خصوصی را در بین کارمندان ایجاد می‌کند. برای حل موضوع باید داده های مکانی کارمندان شفاف سازی شده و با جلب رضایت آن ‌ها جمع ‌آوری شود.

علاوه بر این، مصرف بالای باتری تلفن همراه در اثر استفاده مداوم از GPS می ‌تواند برای برخی کاربران مشکل‌ ساز باشد.

 

سیستم های حضور و غیاب آنلاین:

سیستم‌ های حضور و غیاب آنلاین، پلتفرم هایی مبتنی بر فضای ابری هستند که در فرآیند ثبت، ردیابی و حضور و غیاب کارکنان انقلاب ایجاد کرده اند. این سیستم‌ ها به سخت ‌افزار اختصاصی نیاز ندارند و امکان دسترسی آسان از هر مکان را فراهم می ‌سازند. مدیریت داده‌ های حضور و غیاب در این بستر به ‌صورت آنلاین، سریع و دقیق انجام می ‌شود و دیگر نیازی به جمع ‌آوری دستی اطلاعات در پایان هر ماه وجود ندارد. چنین قابلیتی انعطاف‌ پذیری چشمگیری را برای مدیران و کارکنان به همراه دارد.

نحوه عملکرد:

با استفاده از فناوری ابری، کاربران می توانند به راحتی از طریق یک مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه تقریباً از هر مکانی فقط با اتصال به اینترنت وارد سیستم شوند و ورود و خروج خود را ثبت کنند. این رویکرد کاربرپسند به ‌ویژه برای سازمان‌ هایی با نیروهای دورکار، کارمندانی که در محل مشتری مشغول به کار هستند یا نیروهای سیار مانند تیم ‌های فروش، ارزشمند و کاربردی است. همچنین قابلیت استفاده آفلاین نیز دارد؛ بدین صورت که اطلاعات ثبت شده و به ‌محض اتصال به اینترنت، به سیستم منتقل می ‌شوند.

 

امکانات سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین:

این سیستم ‌ها مجموعه ‌ای از قابلیت‌ های پیشرفته را در اختیار مدیران و کارکنان قرار می ‌دهند:

1. تعریف نامحدود ایستگاه کاری یا شعب مختلف برای ثبت تردد.
2. پشتیبانی از دستگاه‌ های بیومتریک، اپلیکیشن ‌های موبایل و برنامه ‌های وب.
3. قابلیت Geofencing و Geotagging برای تعیین محدوده جغرافیایی و تأیید مکان کارمندان.
4. ابزار Web Punch برای کارمندانی که در منزل فعالیت می کنند بدون نیاز به اپلیکیشن یا دستگاه بیومتریک.
5. امکان مدیریت شیفت‌ ها، برنامه‌ ریزی کاری، ثبت مرخصی، اضافه‌ کاری و روزهای تعطیل در یک پلتفرم یکپارچه.

 

مزایا و ضرورت استفاده:

سیستم ‌های حضور و غیاب آنلاین ضمن صرفه‌ جویی در زمان و هزینه، امکان مدیریت انعطاف ‌پذیرتر منابع انسانی را فراهم می‌ سازند. مدیران می‌ توانند به ‌سادگی گزارش‌ های دقیق و لحظه ‌ای از وضعیت کارکنان، اعم از میزان حضور، غیبت و اضافه‌ کاری دریافت کنند. همچنین با توجه به تغییرات ایجاد شده در فرهنگ کاری پس از همه‌ گیری کووید-۱۹ و گسترش دورکاری، بهره‌ گیری از این سیستم‌ ها به ضرورتی اجتناب ‌ناپذیر برای سازمان ‌ها تبدیل شده است.

 

معایب احتمالی:

مانند هر نرم افزار دیگری بروز مشکلات فنی یا قطعی اینترنت می ‌تواند عملکرد آن ‌ها را مختل کند. همچنین وابستگی به دستگاه‌ هایی مانند گوشی موبایل یا رایانه، در برخی شرایط می ‌تواند برای کارکنان محدودیت ایجاد کند.

 

کلام آخر:

دستگاه حضور و غیاب یکی از نیازهای ضروری شرکت ها، ادارات، کارخانه ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک است. این دستگاه ها تنها برای ثبت ورود و خروج پرسنل استفاده نمی‌ شوند، بلکه به راهکاری جامع برای مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره ‌وری سازمان‌ ها تبدیل شده‌ اند. از مدل‌ های ساده و اقتصادی کارتی تا سیستم‌ های پیشرفته بیومتریک،GPS  و آنلاین، هر کدام مزایا و محدودیت‌ های خاص خود را دارند.

 

نکته مهم نیز در این میان، درک درست از نیازهای سازمان و انتخاب سیستمی است که علاوه بر دقت و امنیت، انعطاف‌پذیری کافی برای همراهی با تغییرات آینده را داشته باشد. در نهایت، بهره ‌گیری از یک سیستم حضور و غیاب مناسب، به معنای سرمایه‌گذاری در نظم، شفافیت و رشد پایدار سازمان است.